Sag‘s uns einfach: Mail-Templates flexibel verwalten: Funktionen für Ihre System-Mails

Die Texte der Mail-Templates können individuell je Mandant gestaltet werden. Darüber hinaus lässt sich seit Juli 2024 jedes Template und die damit verbundene Benachrichtigung bei Bedarf einzeln deaktivieren, ohne dass eine Systemkonfiguration erforderlich ist. Diese flexible Deaktivierung bietet Ihnen die Freiheit, bestimmte Templates temporär oder dauerhaft auszuschalten, je nach Ihren aktuellen Anforderungen.

Mit der Version vom Dezember 2024 wurde außerdem ein frisches und benutzerfreundliches Template-Design für die Weiterleitung eingeführt. Dieses Design-Update sorgt für eine ansprechende und intuitive Benutzererfahrung, damit der Empfänger schnell die benötigten Informationen zur Meldung findet.

Welche Mails verschickt das System und wie lassen sie sich steuern?

SUE informiert sowohl Bürgerinnen und Bürger als auch bearbeitende Redakteure, Systemadministratoren oder andere Empfänger, wie bspw. externe Fachämter, automatisch per E-Mail – abhängig vom jeweiligen Arbeitsschritt. 

Hierbei sendet SUE z.B. Benachrichtigungen an:

• Bürgerinnen und Bürger bei Meldungserstellung, z.B. Bestätigung bei Meldungserstellung
• Bürgerinnen und Bürger bei Statusänderungen, z.B. Hinweis zur geschlossenen Meldung
• einen vordefinierten Empfängerkreis bei Meldungseingang, z.B. Information über eingegangene Meldung an den/die zugeordneten Empfänger (siehe Abbildung 1)
• einen zugewiesenen Empfängerkreis bei neuen Nachrichten in einer Meldung, z.B. Antworten vom Fachamt
• einen zugewiesenen Empfängerkreis bei Änderungen an einer Meldung, z.B. Bearbeitung der Meldungsbeschreibung, sofern der Bearbeiter nicht der zugewiesene Empfänger ist.

Alle System-Mails basieren auf vordefinierten Mail-Templates, die durch das TSA-Team angepasst oder deaktiviert werden können. Mail-Templates, die über neue Meldungsaktivitäten informieren, sind deaktivierbar. Dies kann beispielsweise zur Reduktion unnötiger Mails beitragen. 

Das sollten Sie bei inhaltlichen Änderungen wissen

Textanpassungen der Mail-Templates erfolgen durch den Support der TSA. Für solche Anpassungen kann die TSA separat beauftragt werden. Die anfallenden Kosten sind abhängig vom Aufwand der inhaltlichen Änderungen. 

Bitte beachten Sie, dass Mail-Templates bei individuell angepassten Texten keine Updates erhalten, wenn es Änderungen an diesen Mail-Templates gibt. Dies betrifft beispielsweise die oben genannten Design-Anpassungen.

Ausblick auf geplante Entwicklungen

Zukünftig wird die Verwaltung von Benachrichtigungen über das Redaktionssystem angestrebt. Dies bietet somit mehr Flexibilität für die einzelnen SUE-Mandanten. Eine Umsetzung findet voraussichtlich im dritten Quartal 2025 statt. 

Anschließend sollen die aktuellen Benachrichtigungsszenarien auf deren Anwendungsfälle geprüft und ggf. konsolidiert werden, um mehr Überblick zu schaffen und obsolete Mail-Templates zu entfernen. Als letzter Schritt sollen die kommunalen Administratoren Zugriff auf die Verwaltung der Mail-Templates erhalten. Dies erlaubt es den SUE-Mandanten u.a. eigenständig die Texte der Mail-Templates zu ändern.

Änderungswünsche? So funktioniert’s:

Änderungswünsche zu bestehenden Mail-Templates oder Anfragen zur Deaktivierung von Benachrichtigungen können wie gewohnt über den TSA-Support eingereicht werden. Kontaktieren Sie diesen via Mail an support@tsa.de. Bitte senden Sie dazu eine genaue Information an den TSA-Support, um welche Benachrichtigung es sich bei Ihrem Änderungswunsch handelt.

Nutzen Sie dazu gern folgendes Schema:

• Wer ist der Empfänger der Mail? (z.B. Bürger oder Bürgerin, Bearbeiter YX oder Funktionspostfach ABC)
• Welche Information steht darin? (z.B. Meldung wurde abgeschlossen)
• Bei welcher Aktion erhalten Sie die Mail? (z.B. wenn Sie die Meldung weiterleiten)